Äänekosken juniorikoripallo jaoston jäsen- ja yhteistyökumppanirekisterin tietosuojaseloste

Laatimispäivä: 30.8.2024

1. Rekisterinpitäjä

Huima Juniorikoripallo 0219728-1
Kauppakatu 22
44100 Äänekoski
huimajkpsihteeri@gmail.com

Seura toimii rekisterinpitäjänä niille henkilötiedoille, joita keräämme seuran toimintaan osallistuvista. Rekisterinpitäjä on vastuussa sille annetuista henkilötiedoista ja niiden käsittelystä. Tietosuojassa kyse on luottamuksesta, ja yksityisyytesi sekä henkilötietojesi suojaaminen on seuralle ensiarvoisen tärkeää. Sen vuoksi keräämme henkilötietojasi vain niissä määrin, kuin tarvitsemme niitä ylläpitääksemme ja hoitaaksemme suhdetta seuran toimintaan osallistuviin. Tässä tietosuojaselosteessa on käsitelty niitä periaatteita, joita seura toteuttaa henkilötietoja käsittelyssä.

2. Tietosuoja-asioiden yhteyshenkilö ja yhteystiedot

Aden Kariuki
Huima Juniorikoripallo
Kauppakatu 22
44100 Äänekoski
aden.kariuki@gmail.com
0443041993

3. Rekisterin nimi

Huiman juniorikoripallon jäsenrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumuksen taikka seuran ja jäsenen välisen jäsensuhteen taikka muun asiallisen yhteyden perusteella, jolloin lainmukainen käsittelyperuste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu, etenkin seuraaviin käsittelyn tarkoituksiin:

• ylläpitää Yhdistyslain mukaista jäsenluetteloa
• jäsenasioiden hoito, kuten tiedottaminen, yhteydenpito, palkitseminen, kilpailutoiminta, jäsenmaksujen hallinta sekä kurinpidolliset toimet
• harrastustoiminnan, tapahtumien sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksien järjestäminen
• toiminnan kehittäminen, tilastointi ja raportointi
• väärinkäytösten, petosten ja muiden rikosten havainnointi, estäminen ja selvittäminen.

Tietojen käsittely perustuu toimihenkilöiden (ml. joukkueen johtaja, ohjaaja, valmentaja, tiedottaja) osalta Huiman juniorikoripallon oikeutettuun etuun eli sovittuun yhteistyöhön.

5. Rekisterin tietosisältö ja rekisteröityjen ryhmät

Seura käsittelee rekisteröidystä seuraavia käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia henkilötietoja tai henkilötietojen ryhmiä:

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yhdistyksen henkilöjäsenistä:

• Yhdistyslain 11 §:n vaatimat henkilötiedot eli jäsenen nimi sekä kotipaikka
• Alaikäisen jäsenen osalta
  • Tarpeelliset huoltajan suostumukset ja niihin liittyvät tiedot esim. jäsenyyteen, tietojen julkaisemiseen, harrastustoimintaan, valokuvien ja palveluiden käyttöön liittyen
  • Alaikäisen huoltajan nimi, myClub ID ja yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
• Jäsenyyteen liittyvät tiedot, kuten jäsennumero, jäsentyyppi, jäsenmaksuihin ja muihin laskuihin liittyvät tiedot
• Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
• Valokuva
• Tiedot osallistumisesta jäsen- ja harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin
• Tiedot mahdllisista luvista ja suostumuksista
• Muut rekisteröidyn itsensä luovuttamat henkilötiedot

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja toimihenkilöistä:

• Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
• Laskuihin liittyvät tiedot
• Valokuva
• Tiedot osallistumisesta harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin
• Käyttäjälokitiedot

6. Säännönmukaiset tietolähteet

• jäseneltä itseltään suoraan järjestelmään, sähköpostitse, puhelimitse, lomakkeella, mobiilisovelluksen kautta, tai muulla vastaavalla tavalla,
• rekisterinkäsittelijän (pääkäyttäjä) tai toimihenkilön (ylläpitäjä) syöttäminä
• evästeiden tai muiden vastaavien tekniikoiden avulla
• lajiliittojen rekistereistä ja kilpailujärjestelmistä

Henkilötiedot saadaan pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään esim. jäseneksi liityttäessä, jäsenyyden tai yhteistyön aikana taikka myClub-käyttäjän liittyessä esim. alaikäisen jäsenen jäsentilin käyttäjäksi. Jäsen on velvollinen ilmoittamaan muuttuneet tietonsa Huiman juniorikoripallo jaostolle.

7. Tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta eteenpäin, eikä niitä siirretä EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle. Henkilötietoja voidaan luovuttaa lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa viranomaisille ja muille laissa määritetyille tahoille.

Rekisterinpitäjä käyttää ulkoisen palveluntarjoajan (Taikala Oy, myClub-palvelu) sähköistä jäsenpalvelua, jonka avulla rekisterinpitäjä hallinnoi jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteriä, laskutusta, tapahtumailmoittautumisia, läsnäoloseurantaa ja jäsenviestintää.

8. Suojauksen periaatteet ja tietojen säilytysaika

Säilytämme käyttäjän tietoja vain niin kauan kuin on tarpeen yllä määriteltyjen henkilötietojen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti.
Voimme kuitenkin olla velvoitettuja säilyttämään joitakin käyttäjän henkilötietoja noudattaaksemme kirjanpito- tai muuta pakottavaa lainsäädäntöä myös asiakassuhteen tai muun henkilötietojen käsittelyperusteen päättymisen jälkeen.

Rekisteri säilytetään lukitussa tilassa ja se on suojattu salasanalla. Rekisterin tietoihin on pääsy vain määritellyillä henkilöillä heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa.

myClub-palvelun (www.myclub.fi) tiedot on tallennettu tietokantapalvelimelle, jonne pääsy vaatii käyttäjätunnuksen ja salasanan sekä tietokantapalvelimen osoitteen. myClub-palvelun sisältämät tiedot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tallennetut tiedot varmennettu 2 kertaisella tietokantavarmennuksella, joka on vahvasti salattu. myClub-palveluun sisäänpääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Käyttäjätunnus ja salasana on vahvasti salattu ja vain rekisteröidyn henkilön omassa tiedossa. Kaikki tietoliikenne järjestelmässä on SSL-suojattu.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on EU: tietosuoja-asetuksen 679/2016 artiklan 15 -21 mukaisesti oikeus saada pääsy tietoihin, pyytää tietojen oikaisemista tai poistoa, rajoittaa käsittelyä, siirtää tiedot järjestelmästä toiseen sekä vastustaa henkilötietojen käsittelyä.

Rekisteröidyllä on aina oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle tavasta, jolla seura käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja. Valitus tehdään toimivaltaisen viranomaisen ohjeistamalla tavalla suoraan toimivaltaiselle viranomaiselle, joka Suomessa on tietosuojavaltuutettu.

Rekisteröityjen oikeuksia koskevat pyynnöt tulee toimittaa kohdassa 2 mainittuun osoitteeseen. Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet:

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon oikaisua ja tietojen poistoa

• Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisteröityä itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen poistamista.

Oikeus peruuttaa suostumus

• Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa peruuttaa antamansa henkilötietojen käsittelyä koskeva suostumus. Suostumuksen peruuttamisella tietojenkäsittelyn ei ole vaikutusta ennen peruutusta tehtyyn laillisuuteen.

Vastustamisoikeus ja oikeus käsittelyn rajoittamiseen

• Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista ja siirtämistä.

Oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle

• Rekisteröidyllä on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä EU-jäsenvaltiossa, jossa on hänen vakituinen asuinpaikkansa tai työpaikkansa taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta.

Edellä mainittuihin oikeuksiin viitaten pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteella:

Huima Juniorikoripallo / Tietosuoja
Kauppakatu 22
44100 Äänekoski

tai sähköpostitse osoitteeseen toimisto@huima.org

Pyynnöt voidaan esittää myös henkilökohtaisesti osoitteessa
Kauppakatu 22
44100 Äänekoski